Как работнику получить документы о стаже работы

Способы и порядок

Порядок удостоверения достигнутого стажа регламентируется в ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ от 28.12.2013 г. «О страховых пенсиях».

Как и в предыдущем пенсионном законе до 2014 года, нормативы освидетельствования стажа находятся в прямой зависимости от времени рабочей деятельности:

1. До регистрации – в виде застрахованного работника в кабинетах пенсионного страхования.
2. После регистрации в этих же органах в роли застрахованного работника по принятому закону ФЗ № 27-ФЗ1 от 1.04.1996 г.

Время такой регистрации у застрахованного человека отображается в страховом свидетельстве, по присвоенному номеру личного лицевого счета (СНИЛС) в кабинетах обязательного страхования пенсий.

Что включается в страховой стаж

Для начала внесем ясность в два понятия:

1. Трудовой стаж используется для характеристики времени трудовой деятельности работника до 2002 года.
2. Страховой стаж – это время, в течение которого трудящемуся начислялась зарплата, и делались отчисления в ПФР, а также нестраховые периоды, которые учитываются при начислении пенсии, но за это время взносы в Пенсионный фонд не производились.

Такое деление появилось в результате изменений в пенсионной системе и введения понятия “страховая пенсия”. С 2020 года она стала считаться основной пенсией в России. Основаниями для ее начисления являются: достижение определенного возраста, страховой стаж минимум 15 лет (справедливо для 2024 года, пока действует переходный период) и индивидуальный пенсионный коэффициент (минимум 30 в 2025 году).

Если вы зайдете в свой личный кабинет на сайте ПФР, то увидите, что сведения на индивидуальном счете отражаются с разбивкой на отдельные периоды:

• до 2002 года,
• с 2002 года,
• с 2020 года.

Каждый год трудовой деятельности должен быть подтвержден. Любое предприятие обязано передавать сведения о начисленных зарплатах и выполненных отчислениях в Пенсионный фонд по каждому своему работнику в электронную систему ОПС (обязательного пенсионного страхования). Но эта система существовала не всегда, поэтому вполне возможны случаи, когда вы “потеряете” несколько лет из своей трудовой деятельности по причине:

• небрежно оформлялись документы, и ПФР не принимает их для расчета пенсии;
• предприятие просто не передавало необходимые сведения в фонд или делало это, занижая зарплату и отчисления;
• документы были потеряны в результате ликвидации, реорганизации и прочих юридических действий с предприятием в 90-е годы;
• стихийные бедствия (пожар, наводнение и пр.) уничтожили все архивы предприятия, где хранились сведения о работниках;
• работник получал зарплату “в конверте” без оформления документов и перечисления взносов.

К сожалению, последний случай часто наблюдается и в наши дни. Наибольшую сложность вызывает подтверждение стажа именно до 2002 года. Изменения в пенсионной системе и общая неразбериха 90-х годов сделали свое дело. Многим при выходе на пенсию пришлось потратить немало времени, чтобы собрать доказательства своего трудового стажа, отправляя запросы в архивы и разыскивая уже несуществующие предприятия.

Когда заработала электронная система, все сведения о стаже, заработной плате и начисленных страховых взносах стали отражаться на индивидуальном счете работника. В любое время он может их посмотреть и, если что-то не так, оперативно исправить.

Закон о страховых пенсиях делит стаж на два периода.

Первый. Периоды трудовой деятельности работников, которые имеют право на получение страховой пенсии:

• граждане РФ, застрахованные в системе ОПС;
• иностранные граждане и лица без гражданства, которые постоянно живут на территории нашей страны и уплачивают взносы в ПФР со своей зарплаты.

Второй. Периоды “не трудовой” деятельности, которые учитываются при назначении пенсии и включаются в стаж:

• военная и противопожарная службы, служба в ОВД, органах по контролю за оборотом наркотиков и пр.;
• временная нетрудоспособность и получение пособия от фонда соц. страхования;
• уход за ребенком до полутора лет, но не более 6 лет в общей сложности (включается в стаж только одного родителя);
• нахождение на учете в службе занятости и получение пособия, участие в общественных работах;
• пребывание под стражей (относится только к людям, которые были необоснованно задержаны и осуждены, а потом оправданы и реабилитированы);
• уход за ребенком-инвалидом, инвалидом 1-й группы и пожилым человеком старше 80 лет;
• проживание с мужем/женой, которые служили по контракту в местности, где не было возможности трудоустроиться (не более 5 лет к стажу);
• проживание с мужем/женой, которые работали в представительствах наших учреждений за границей (не более 5 лет к стажу);
• осуществление судебных полномочий судьями.

Перечисленные периоды учитываются при расчете стажа в том случае, если до них или после них были периоды работы из 1-го пункта.

Как подтвердить советский стаж в суде

Этот способ может потребоваться в случаях, когда:

1. Нет возможности восстановить утраченные документы.
2. Работодатель игнорирует заявление с просьбой о предоставлении справки.
3. В документах неправильно указана должность или место работы, что лишает гражданина права на льготную пенсию.
4. В базе ПФР или Фонда социального страхования отсутствуют данные о пенсионных отчислениях с зарплаты.

В ходе судебного процесса могут быть направлены официальные запросы с целью уточнения информации в архивы различного уровня, внебюджетные фонды и др. При необходимости суд может вызвать свидетелей. Вне зависимости от формы уточнения периодов работы (с помощью документов или очевидцев), подтвердить таким способом можно будет только сами трудовые интервалы для включения в стаж, доказать уплату пенсионных взносов этим способом не удастся.

Сроки исполнения заявки

Время ответа на полученный запрос о рабочем стаже не должно быть более 30-ти календарных дней. Конечно, иногда поиск документов может затянуться. Ведь архивариусу требуется перевернуть множество личных дел, для нахождения нужных материалов, удостоверяющих рабочий стаж заявителя. Если после отправки запроса в архив, в положенное время, архив не успевает найти требуемые материалы, то все равно работники архива должны отправить промежуточный ответ, отображением:

• О положении дел по розыску материалов на текущее время.
• О причинах, приведших к задержке.

В отношении оказания местных (государственных) услуг, время на ответ снижено до 15 дней, с контролем за качеством ответов на уровне Президента РФ.

Какие ситуации предписывают заинтересованному лицу обращение в судебный орган

В случае, когда бывший сотрудник на 100 % уверен в своей правоте, однако не может добиться должного результата по восстановлению своего трудового стажа, он имеет право прибегнуть к крайним мерам и обратиться в суд, собрав следующие документы:

• Исковое ходатайство установленной государством формы. Для корректного оформления документа и дальнейшего признания его судом исковое заявление о включении в трудовой стаж периода работы (образец) любое заинтересованное лицо может скачать здесь. На этом же портале можно увидеть и сохранить в память ПК бланк документа, который необходимо оформить. Кроме того, шаблон документа всегда имеется у квалифицированных юристов по гражданским делам.
• Необходимая доказательная база в виде заверенных копий документов, приведённых выше.
• Свидетельские показания третьих лиц.
• Все документы, удостоверяющие персональные данные заявителя, в том числе специальные, относящиеся только к деятельности данного сотрудника.

Важно! Для успешного завершения дела и восстановления страхового стажа заявителя очень важно идентифицировать преемника, пришедшего в то же предприятие на ту же должность, с которой ранее был уволен сотрудник. Так, в распоряжении этого человека могут быть все необходимые для подтверждения стажа документы, а также он может лично доказать факт многолетней работы своего предшественника

В заключение необходимо сказать всем молодым людям, которые сегодня даже не задумываются о пенсии, что рано или поздно наступает пенсионный возраст, и время летит очень быстро, а в нашем государстве всё тщательней подходят к персональным начислениям выплат по отношению к реально выработанному трудовому стажу. Это означает, что уже сегодня при трудоустройстве следует выбирать именно таких работодателей, способных предложить официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, а также белую зарплату, значительная часть из которой будет уходить в ПФР.

В противном случае, у сегодняшних молодых людей уже в 30–40-е годы нашего века могут возникнуть серьёзные проблемы, которые могут оставить их практически без средств к существованию, так как переход на полную хозрасчётную деятельность по аналогии со странами Запада не подразумевает выплат пенсионерам, если те не делали соответствующих отчислений в бюджет страны на протяжении своего трудового стажа.

Так, полевой стаж при выходе на пенсию должен быть подтверждён вне зависимости от наличия в ПФР архивных данных на каждого налогоплательщика, что обязывает физлиц бережно хранить документы о прошлых местах работы на протяжении всей трудовой деятельности от окончания учебного заведения и до пенсии, и это ликвидирует все недоразумения в ПФР.

Не всегда величина пенсионных выплат соответствует реальному трудовому стажу. Например, из-за того, что трудовая книжка содержит ошибки или учтены не все эпизоды работы, общий стаж получается короче, а назначенная пенсия – меньше. Подтвердив спорные интервалы, гражданин может увеличить размер начисляемых выплат.

Сбор документов для подтверждения

Для начисления пенсии сбором документов, которые подтверждали периоды работы, важно позаботиться заранее. Лучше всего за 2-3 месяца, так как процедура может быть затянуться

Если трудовая книжка наличествует и в ней отражены все периоды работы, то в дополнение к ней могут потребоваться:

• военный билет;
• справки о нахождении в декретных отпусках;
• документы, подтверждающие смену личных данных (Ф.И.О.) заявителя.

Запрос справки для подтверждения стажа работы для пфр

Для подтверждения стажа, не отраженного в трудовой книжке (например, во время работы по ГПХ, при условии отчисления соответствующих взносов) можно запросить справку в пенсионном фонде.

Она нужна, в первую очередь, для предоставления в сторонние органы, например, в суд. Получить ее можно как при личном обращении в ПФР, так и через электронные сервисы, например, «Госуслуги», а также путем регистрации в личном кабинете на соответствующем ресурсе в ПФР в интернете.

Образец справки

Другие способы подтверждения

Если сведений о стаже работника нет в трудовой книжке, не имеется соответствующих записей в системе персонифицированного учета, то существуют и иные способы подтверждения, как то: справки из архива и свидетельские показания.

Запрос в архив

Сведения о фактах трудовой деятельности не пропадают безвозвратно, а по прошествии времени направляются в государственные архивы, которые по соответствующему запросу могут предоставить справку о том или ином периоде работы.

Заявление на получение документов из архива может подать как сам гражданин лично, так и делегировать эти полномочия ПФР, сотрудники которого сами направляют запросы в рамках взаимодействия между госорганами.

Образец заявления

Срок предоставления необходимых бумаг составляет 30 дней.

Важно! Одна справка указывает лишь один период работы у конкретного работодателя.

По свидетельским показаниям

В исключительных случаях стаж может быть подтвержден на основании свидетельских показаний. Они могут быть использованы только в том случае, если имеется архивная справка, подтверждающая невозможность предоставления необходимых сведений.

В расчет берутся показания не менее двух свидетелей, с которыми заявителя связывали трудовые отношения. Как правило, данный способ подтверждения применяется в рамках судебных процессов.

Что делать, если архив не предоставил нужных бумаг

Если справка о страховом стаже необходима, но получить ее из архива нет возможности, то гражданину придется обратиться к свидетельским показаниям. Когда такая мера не помогает, следует подать иск на ПФР. При каждом из этих случаев необходимо иметь не менее двух свидетелей.

В случае отказа и от руководства следует обращаться в суд для решения проблемы. При этом суд нередко принимает сторону работника, например, в 2006 году Верховный суд по делу 46-В06-3 признал требования сотрудников ПФР относительно предъявления дополнительных документов незаконными.

Так как отсутствие приказа о назначении работника на работы в полевых условиях, не является поводом для отказа в признании труда тяжелым. Наличие записи в трудовой книжке достаточно.

Справка о подтверждении стажа работы в организации для ПФР

Ещё одна трудность возникает перед гражданами, когда требуется подтвердить стаж работы в уже не существующей организации. Для этого следует обратиться в налоговые органы. Где выяснить, имеется ли у закрывшейся организации правопреемник. Также возможно, произошла процедура слияния компании с другой организацией. В такой ситуации вся архивная документация должна находится в данных организациях.

При отсутствии компании-правопреемника данные о бывших работниках должны находиться в архиве. В зависимости от уровня подчинения предприятия, вся его документация при ликвидации передаётся в муниципальный или в региональный архив. Сведения о том, куда были переданы все архивные бумаги закрывшегося предприятия можно получить в той же налоговой службе.

В некоторых ситуациях требуется специальная справка, содержащая сведения о длительности стажа гражданина.

К ним относится:

• в процессе трудоустройства, если у гражданина по разным причинам отсутствует трудовая книжка, но он желает доказать, что уже трудился определенное время на конкретной должности;
• при оформлении пенсии, если гражданин достигает возраста, когда может выйти на отдых;
• при расчете пенсии, так как любой человек на основании информации о стаже может узнать, сколько средств он будет получать в будущем.

Для чего нужна

Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса. Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.

При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.

При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.

Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.

Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.

Структура справки

Для начала стоит заметить, что данный документ выдается по официальному заявлению. Заявка может быть составлена в свободной форме. К ней обязательно должен быть прикреплен паспорт, иначе кадровики имеют полное право отказать Вам. Кстати, рекомендуем Вам зарегистрировать свою заявку. Это осуществляется следующим образом: Вы делаете копию своего письменного обращения, на котором секретарь должен поставить дату и подпись. Эту бумагу следует оставить у себя.

Будем считать, что вышеописанный этап Вы уже прошли. Теперь давайте внимательно рассмотрим содержание самого документа:

• справка составляется либо на фирменной бумаге учреждения, либо на обычном листе формата А4 (присутствие углового штампа является обязательным условием);
• номер справки, дата составления;
• полные реквизиты организации, которая предоставляет справку (название, телефоны, адреса и т. д.);
• данные бывшего сотрудника, который фигурирует получателем (ФИО, дата рождения, должность);
• информация о трудовом стаже (точная дата принятия и увольнения, реквизиты приказов, профессия, присвоение разрядов, переводы и т. д.);
• зачем и куда предоставляется выданная бумага (например, в ПФР для подтверждения стажа заявителя);
• подписи генерального директора, главбухгалтера, кадровика или секретаря, а также печать организации.

образец справки о стаже о работе в формате .docx (Word) Если гражданин выполнял работу, которая позволяет ему получить досрочный выход на пенсию, то эта информация также должна быть указана в справке. Дополнительно читайте о том, что такое льготный стаж и кому он предоставляется.

Какие же документы подтверждают стаж службы?

Если наниматель не нарушал порядок отчисления страховых взносов в фонд пенсионного страхования, то не будет необходимости что-либо доказывать, назначение пенсии будет произведено автоматически. А вот в противоположном случае потребуется доказывать периоды работы, за которые не выплачивались страховые взносы.

Безусловно, основной такой документ – это трудовая книжка (в том числе сюда относят трудовые книжки колхозников, которые велись по несколько иной форме). Также это может быть мореходная книжка для плавсостава судов морского и речного флота (она трудовую книжку не заменяет, но может служить доказательством службы на борту судна). Также организация работодатель вправе выдать справку о периоде службы у него данного гражданина.

ВНИМАНИЕ !!! Также можно представить копии договора о найме на работу (трудового договора). Что касается трудового договора, то все юристы и кадровики сходятся во мнении, что работник просто обязательно должен беречь свой экземпляр этого документа как минимум до назначения пенсии

В некоторых случаях имеет место не трудовой, а гражданско-правовой договор. Например, авторский договор в случае оформления отношений издательства и литератора. Здесь также обязательно представление экземпляра авторского договора (к исковому заявлению прилагается копия, а оригинал может быть представлен в судебном заседании).

Но сам по себе трудовой или гражданско-правовой договор подтвердит только, что лицо было принято на работу в такой-то должности. Продолжительность службы с его помощью доказать невозможно, тут нужны и другая документация.

Тут на помощь придут экземпляры дополнительных соглашений к основному трудовому договору, выписки из приказов об увольнении и о переводе в рамках организации, если менялась должность, копии судовых ролей (список членов экипажа, находящихся на борту судна, с указанием должностей). Поскольку в судовой роли обязательно проставляется дата, и заполняются они при приходе в каждый порт отдельно, поэтому здесь тоже можно проследить продолжительность работы данного гражданина.

По возможности, хорошо бы представить:

• ведомости по заработанной плате;
• выписки из лицевых счетов;
• справки по форме 2-НДФЛ;
• копии рабочих документов, если там указана должность и фамилия, имя, отчество работника и т.д.

ВНИМАНИЕ !!! Неоценимую помощь в судопроизводстве о подтверждении стажа окажут свидетельские показания коллег истца. Суд рассматривает их наряду с представленными документами

Что делать, если организация наниматель упразднена и нет возможности получить вышеуказанную справку. Здесь на помощь придет подразделение государственного архива в данном населенном пункте, куда при ликвидации организации передаются в обязательном порядке документы, отражающие движение личного состава

Обратите внимание, что взимание платы за выдачу таких справок не допускается. С перечнем платных и бесплатных услуг, чтобы не быть обманутым недобросовестным работником архива, можно ознакомиться на официальном сайте «Архивы России»

Исковое заявление о подтверждении стажа

Заявление об установлении факта работы подается в суд, если невозможно получить подтверждающие документы в самой организации и в муниципальном архиве. Отсутствие организации подтверждается выпиской из ЕРГЮЛ о ликвидации юридического лица.

Наличие спора о праве с работодателем, когда он возражает против оформления трудовых отношений, приведет к возвращению такого заявления. И именно в таких случаях в суд направляется исключительно исковое заявление об установлении факта трудовых отношений.

Ленина, д. 58., кв. 71, тел. Заявление Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в заготовительном цехе № 1 ОАО «Ремпромстрой» в должности токаря за 1992–1997 годы. Справка необходима для представления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.

20.04.2017 *** Итак, любой образец запроса о подтверждении стажа работы может использоваться гражданином в качестве базы для составления собственного заявления на получение такой информации. При этом не стоит забывать об обязательных реквизитах документа, без которых запрос попросту не сможет быть удовлетворен.

К ним относятся: Ф. И. О.

Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано? Еще один случай, с которым часто сталкиваются граждане при оформлении пенсии: предприятие, на котором когда-то работал гражданин, ликвидировано.

В такой ситуации необходимо навести справки о компании в налоговой инспекции, есть ли у нее правопреемник, или произошло слияние с другим предприятием.

Всю информацию об этом можно получить в налоговой инспекции.

Восстановление утерянного трудового стажа подсудно районным или городским судебным инстанциям — именно туда и следует подавать заявление. Заявление пишется либо от руки, либо составляется на компьютере и затем распечатывается на принтере. Структура заявления выглядит следующим образом:

1. В верхнем правом углу заполняется «шапка», где указывается наименование судебной инстанции, и паспортные данные истца.
2. Основной текст содержит сведения о предприятии, на котором трудился податель заявления. Время работы и должность, которую он занимал.
3. Требования к суду. В данном случае — просьба установить факт течения трудового стажа с даты принятия на работу по дату увольнения.
4. Далее указывается список прилагаемых к заявлению документов и справок.
5. Заявление заверяется личной подписью подателя, проставляется дата его составления.

Как подтвердить стаж работы в советское время

К документам, на основании которых Пенсионный фонд России может учесть интервал работы до 2002 года, относятся:

• Трудовая книжка.
• Справки, уточняющие записи из нее.
• Трудовые и иные договора.
• Архивные документы.

Трудовая книжка

Это базовый документ, на основании которого Пенсионной фонд России определяет советский трудовой стаж для пенсии (до 2002 года). При наличии повреждений, неточностей, незаверенных исправлений в трудовой книжке требуется уточнение данных. Для этого гражданин представляет ПФР дополнительные документы, к которым относятся:

• Копии приказов – о приеме на работу, переводе на другую должность, об увольнении.
• Трудовой договор.
• Справка о заработной плате.
• Справка об уплате страховых взносов или копии платежных ведомостей.
• Справки с места трудоустройства (необходима ссылка на приказ о приеме на работу).
• Ранее сделанные выписки из трудовой книжки.

Идеальной ситуацией является случай, когда предприятие, на котором трудился гражданин, продолжает работу.

Необходимо подать заявление на имя руководителя этой организации, указав, что речь идет об уточнении информации для Пенсионного фонда.

Как вариант – необходимые данные запрашиваются в государственном архиве. Согласно закону, предоставление ответа на такое обращение не требует оплаты от заявителя.

Документы при отсутствии записей в трудовой книжке

Работа по совместительству или носившая неофициальный характер тоже может стать причиной увеличения трудового стажа. Для этого случая необходимым условием является перечисление обязательных бюджетных платежей (для данной ситуации это единый соцналог или пенсионные взносы) и наличие подтверждающих документов. К ним относятся:

• Гражданско-правовой договор. Он может быть авторским, подрядным, на оказание услуг. Оформление этого документа должно соответствовать законодательным требованиям (содержать реквизиты сторон, подписи и др.) и к нему обязательно должны прилагаться справки о перечислении социального налога или пенсионных взносов. Как вариант, авторский договор и другие аналогичные документы должен иметь скрепленную печатью специальную отметку о перечислении.
• При отсутствии договорных отношений – справки, подтверждающие внесение необходимых бюджетных платежей.

В первые 4-5 лет после распада Советского Союза многие работодатели попросту не вносили необходимые данные в трудовые книжки. Особенно это затрагивает лиц, работавших в колхозах/совхозах, разных кооперативах, занимавшихся индивидуальной практикой. В таких ситуациях единственным способом подтверждения является документ об уплате обязательных платежей.

• Причины маленькой пенсии при большом рабочем стаже
• Как периоды учебы будут засчитываться в пенсионный стаж с 2019 года
• Перерасчет пенсии по стажу

Свидетельские показания

Этот вид доказательства советского стажа принимается в случаях:

• Утраты или порчи документации не по вине работника (например, из-за небрежного хранения работодателем).
• Уничтожения необходимых документов во время стихийных бедствий или других чрезвычайных происшествий.

Используя данный способ подтверждения, гражданину необходимо:

1. Получить в архиве справку об отсутствии необходимых документов с указанием причины, например, из-за пожара на предприятии.
2. Обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России, пригласив с собой 2-х или более свидетелей для доказательства факта работы на данном предприятии.

Законодательство накладывает ограничения на подтверждение этого типа:

1. Таким способом можно доказать не больше половины трудового стажа.
2. С помощью свидетельских показаний нельзя подтвердить два обстоятельства. Это отработка льготного стажа для получения права на досрочную пенсию и перечисление средств во внебюджетные фонды.
3. Свидетели должны иметь доказательства убедительности своих слов (например, если это коллеги по работе, то их трудовая книжка должна отражать факт устройства в данную организацию). Без этого обстоятельства их показания не будут считаться достоверными.