Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией

Порядок оформления и начисления

Чтобы оформить компенсацию за неотгуленный отпуск, сотруднику необходимо составить заявление на имя руководителя. Документ составляется в свободной форме, но в нем следует указать некоторые обязательные данные:

• от кого и кому предназначается документ — эта информация указывается в верхнем правом углу листа;
• слово «Заявление» пишется посередине страницы, а под ним указывается цель написания — замена отпускных дней компенсацией;
• в тексте документа следует указать статью, подтверждающую право на получение выплаты (126 ТК), срок, за который может полагаться компенсация (как правило, указывается последний трудовой год), точное количество оставшихся неотгуленными дней;
• внизу листа ставится подпись заявителя, ее расшифровка и указывается текущая дата.

После подачи заявления, руководитель должен его рассмотреть. Руководство может принять как положительное решение, так и отрицательное — такое право отражено в письме Минтруда России под номером 966-1 от апреля 2002 года.

Если сотрудник не согласен с отказом в начислении выплаты, он может обратиться в Трудовую инспекцию, которая проведет проверку на предприятии.

При положительном решении руководитель выпускает приказ, где обязательно указывается количество дней, за которые сотрудник получит выплаты.

Данный приказ направляется в бухгалтерию, где производится расчет компенсации по определенному алгоритму:

1. высчитывается общая сумма заработанного сотрудником за трудовой год, при этом не учитывается оплата больничных бюллетеней и дней отдыха;
2. высчитывается количество дней расчетного периода — если он отработан полностью, то усредненным числом будет 29,6, а если во время него сотрудник отсутствовал на рабочем месте — эти дни исключаются из расчета;
3. высчитывается среднедневная заработная плата — подсчитанная сумма заработка делится на количество дней расчетного периода;
4. полученное значение умножают на неотгуленные отпускные дни;
5. итоговое число и будет денежным эквивалентом компенсации, положенной сотруднику за неиспользованный отпуск.

Компенсация, как правило, начисляется в десятидневный срок с момента рассмотрения заявления. Если же в Уставе предприятия имеются отдельные условия, касающиеся перечисления выплат сотрудникам, возможно придется ждать компенсацию до дня выдачи заработной платы.

Иные условия касаются выплат при увольнении. Так, компенсация и прочие расчеты с сотрудником проводятся в его последний рабочий день. Если в этот день сотрудник отсутствовал на рабочем месте, то данную процедуру переносят на следующий рабочий день.

Правила расчета отпускных

Чтобы понять, что лучше, отпускные или компенсация за отпуск, давайте рассчитаем обе выплаты, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 №922. Отпускные считают, умножая среднедневной заработок на календарные дни. Примерный расчет: разделите вашу зарплату на усредненное количество дней в месяце (это 29,3) и перемножьте с количеством дней отдыха.

Исключаются из расчета:

• проезд, проживание, питание в служебных поездках;
• командировочные;
• пособия и больничные.

Как считают рабочие дни:

• фактически отработанные;
• выходные, неоплачиваемые дни за свой счет (не больше 14).

Нерабочие дни исключаются из подсчета — неважно, сохранялась зарплата или нет. Это больничные, декретные, ежегодный оплачиваемый отдых, командировки, прогулы

Учитываются полностью отработанные месяцы и не полностью — их рассчитывают так:

От общего количества дней (в 1 мес.) отнимают нерабочие дни, полученную цифру делят на 30 или 31 и умножают на 29,3.

Пример. Количество полных месяцев, проработанных Еленой, 9.

Неполные:

• ноябрь: (30 − 27) / 30 × 29,3 = 2,93;
• апрель: (30 − 10) / 30 × 29,3 = 19,5;
• февраль: (28 − 2) / 28 × 29,3 = 27,2.

Итого отработанных дней = 9 х 29,3 + 2,93 + 19,5 + 27,2 = 313 дней.

Среднедневной заработок, это — доход за расчетный период, разделенный на проработанные дни.

За год Елена заработала 800 000 рублей, плюс премия — 10 000.

Среднедневной заработок = 810 000 р. : 313 = 2 588 р.

Начислено = 2 588 р. × 28 дней = 72 464 р.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Правила выплаты компенсации

Законодательное регулирование процедуры компенсации отпуска в денежном эквиваленте осуществляется в ст. 126 ТК РФ. В этой статье сказано, что часть оплачиваемого отпуска, которая превышает двадцать восемь дней за один календарный год, может быть получена в виде денежной компенсации полностью или частично.

Тут важно оговорить, что взять в денежном эквиваленте часть или всю сумму за обязательный минимальный срок отпуска в 28 дней нельзя. Также возможна компенсация части отпуска, перенесенной с предыдущего года, которую сотрудник не использовал по собственному желанию или в связи со служебной необходимостью

Также возможна компенсация части отпуска, перенесенной с предыдущего года, которую сотрудник не использовал по собственному желанию или в связи со служебной необходимостью.

категории сотрудников

• Беременные женщины;
• Несовершеннолетние;
• Работающие в тяжелых или опасных для жизни и здоровья условиях.

Дополнительно необходимо отметить, что желание сотрудника получить положенное ему время отдыха в виде выплаты в любом случае не является определяющим. Такой вариант предусмотрен трудовым законодательством как право работодателя. Соответственно, он может этим правом воспользоваться или не воспользоваться.

О порядке начисления и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск смотрите в следующей видео лекции:

Особенности расчета

Часть отпуска, подлежащую замене компенсацией, можно взять в денежном эквиваленте как полностью, так и частично. То есть, если у сотрудника накопилась дополнительная неделя отпуска, он может либо вообще не использовать ее для отдыха, получив все в виде выплаты, либо использовать часть для отдыха, а за другую часть получить денежную выплату.

Порядок расчета компенсации:

1. Установить общее количество дней, положенных сотруднику в качестве отпуска;
2. Вычесть из общей продолжительности отпуска количество дней, использованных работником для отдыха или запланированных для этого в соответствии с графиком отпусков на текущий год;
3. Проверить общую продолжительность отдыха на соответствие законодательству – этот период в сумме должен составлять не менее двадцати восьми дней. Остальную часть отпуска допустимо выплатить в виде компенсации полностью или частично;
4. Рассчитать среднедневной заработок сотрудника;
5. Вычислить сумму положенной компенсации путем умножения количества неиспользованный дней, подлежащих компенсации, на среднедневной заработок.

Итак, расчет суммы выплаты производится путем перемножения количества дней, подлежащих возмещению, на среднедневной заработок сотрудника. Количество дней в данном случае берется из приказа руководителя. Среднедневной заработок рассчитывается путем суммирования всех выплат в адрес сотрудника за год, включая оклад, коэффициент индексации и премии, с последующим делением полученной суммы сначала на двенадцать (по количеству месяцев), а затем на 29,3 (среднее значение для расчета количества дней в месяце). Полученная сумма и будет средним доходом сотрудника за один рабочий день. Из расчета исключаются социальные выплаты (больничные, материальная помощь и пр.), а также начисленные ранее отпускные.

Нюансы по выплате взносов и налогов

Для налогового учета правильное отражение компенсации зависит от того, увольняется сотрудник после ее получения или остается трудоустроенным в организации. Это связано с тем, что при сохранении рабочего места за сотрудником работодатель обязан перечислять за него страховые взносы в фонды социального страхования. Если сотрудник прекращает свою трудовую деятельность, с работодателя снимается обязанность по уплате ЕСН на него.

При этом уплата НДФЛ не зависит от этого фактора. Будучи налоговым агентом, работодатель в любом случае обязан вычесть этот налог с перечисляемого физическому лицу дохода.

Для расчета налога на прибыль продолжение работы сотрудником также имеет значение, так как выплата компенсации уменьшает налоговую базу по этому налогу, поскольку из выручки организации за расчетный период будет вычитаться и заработная плата работника, и произведенная компенсация.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, рассказано в данном видеосюжете:

Положена ли компенсация работнику, если не отгулял отпуск за прошлый год?

Еще один способ решения вопроса с накопившимися остатками отпуска — это выплата компенсации. Согласно части 1 статьи 126 ТК РФ, если положенный работнику отпуск (в том числе и с учетом остатков за прошлые периоды) превышает 28 дней, то разница может быть заменена по заявлению работника денежной компенсацией.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данное правило не распространяется на беременных женщин, сотрудников до 18 лет, а также трудящихся на вредных производствах. Перечисленные лица должны использовать отпуск в полном объеме

Размер компенсации исчисляется так же, как и отпускные — исходя из среднедневного заработка сотрудника и количества неотгулянных дней отпуска.

Не стоит забывать и о том, что согласно статье 127 ТК РФ при увольнении работнику полагается компенсация за все дни неиспользованного отпуска без ограничений.

Пять нестандартных ситуаций с компенсацией отпуска

1. Работник отработал в организации 4 месяца, в этот период находился в отпуске без сохранения зарплаты 23 календарных дня. Положена ли ему компенсация при увольнении? Ответ эксперта.
2. Директор небольшой компании замещает несколько должностей. Он не был в отпуске уже 2 года. Можно ли ему выплатить компенсацию за отпуск? Ответ эксперта.
3. В компании единственный работник, его должность — генеральный директор. В отпуск он уйти не может. Должен ли он получить компенсацию за неиспользованный отпуск, чтобы не было проблем с ГИТ? Ответ эксперта.
4. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно определить средний заработок работника. Как быть с февралем? Считать ли только полные месяцы работы? Ответ эксперта.
5. Работник 12 месяцев был в отпуске без сохранения заработной платы. Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск? Ответ эксперта.

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск без увольнения

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения – проплата, которая положена за дни сверх минимальных 28-и. Это может быть часть дополнительного отпуска или «неотгулянного» основного, но только если он больше стандартных 28 дней.

«Лишние» сутки накапливаются в результате неиспользованных дней отпуска за предшествующий год (например, гражданин взял только 10 дней), а также, если человеку положен удлиненный / добавочный оплачиваемый отдых за:

• ненормированный трудодень;
• работу в экстремальных условиях.

Тогда, отдохнув законные 28, работник может продолжить греться на пляже или на любимой даче, а может получить денежный эквивалент неиспользованного личного времени.

Нюансы предоставления данного денежного возмещения изложены в статьях 114 – 116, 126 – 127, 139 Трудового кодекса. Рассмотрим, как законно получить компенсацию и в каком размере, кому она положена, а кому – нет.

Претенденты на добавочный отдых

Поскольку право на получение денег за невзятый отпуск возникает только в 2-х случаях – при увольнении и без него за все дни сверх 28-и – то нужно осветить, каким категориям положен дополнительный оплачиваемый отпуск. Это:

• работники на территориях, подпадающих под понятие Крайнего Севера;
• трудящиеся ненормированно;
• чернобыльцы;
• люди, задействованные на вредных для здоровья предприятиях, опасных производствах.

Полный перечень всех, кому положены «лишние» дни отдыха, содержится в ст. №116 упомянутого кодекса.

Кроме того, дополнительные отпускные могут даваться по инициативе организации.

Удлиненный отпуск положен:

• несовершеннолетним;
• работающим инвалидам;
• учителям, преподавателям.

Но даже если вы – в числе тех, кому полагается более продолжительный отдых, заменить его деньгами получится далеко не у всех.

Компенсация за накопившийся отпуск без увольнения: кому не положена?

Существует абсолютное табу на замену оплачиваемых дней отдыха деньгами. Он касается отдельных категорий граждан.

Компенсацию за отпуск не получают:

• сотрудники до 18-и лет;
• беременные;
• задействованные на «вредных» и тяжелых производствах;
• таможенники и служащие в МВД.

Выплата данным категориям служащих компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения карается штрафом.

Деньги за неотгуленный отпуск без расчета: штраф

Запрещены денежные возмещения за отпуск менее 28 дней, если человек не уходит с работы.

Работодатели иногда пренебрегают этим правилом, что влечет за собой административное наказание в виде штрафа, если проверяющие выявят нарушение ТК.

Юрлицо (работодатель) получит взыскание в размере от 30000 руб. (основание: КоАП, ст. №5.27 ч. 1). Штраф для ген. директора – 1000 — 5000 руб.

Пример. У сотрудника накопилась ровно 28 дней отпускных, никаких преференций и дополнительных отпусков нет. В прошлом году он использовал 21 день. Это значит, что оставшиеся 7 дней можно приплюсовать к положенным в этом году (28+7). Либо получить за них деньги при расчете. Без увольнения за эти оставшиеся дни проплаты не положены и караются штрафованием руководителя.

Выплаты за невзятый отдых без оставления должности: основные моменты

К законодательным документам, регулирующим отношения между сотрудником и нанимателем, относится, в первую очередь, российский Трудовой кодекс. Основную информацию по вопросам компенсации накопившихся отпускных дней можно найти в его статьях.

• Когда и в каком объеме положен отпуск?
• Ст. №114 и 115 гласят, что через полгода работы каждый сотрудник может воспользоваться своим правом на оплачиваемый отдых. Ему могут дать как 14 дней, так и целый отпуск авансом. При этом сумма отпускных будет рассчитана не «авансом», а сообразно отработанному времени.

Через год продолжительность основного отпуска составит минимум 28 дней (плюс добавочные сутки для некоторых категорий).

• Расчет отпускных и нюансы возмещений невзятых отпускных дней без ухода с работы
• Ст. № 139 регулирует правила расчета отпускных (учитывается средняя ЗП за год плюс все годичные выплаты).

Высчитать эту сумму не трудно.

Во-первых, нужно сложить общее количество проплат за последние 12 месяцев (или за отработанное время, если оно меньше 12-и месяцев).

Во-вторых, полученную сумму разделить на 12 (или на кол-во полных месяцев работы).

Затем результат деления (среднемесячную зарплату) делят на принятое среднее число дней в месяце (29, 3). Получается средняя ЗП за 1 трудодень.

Полученное число (среднюю ЗП за день) умножают на кол-во неиспользованных дней дополнительного отпуска и получают сумму компенсации.

Например, у вас есть 8 дней отпускных в запасе. Средняя ЗП за год – 400 тыс. руб. Средняя ежедневная ЗП= (400000/12)/29,3=1137,6 руб. в день. Умножаем это число на 8: 1137,6*8=9100,8 руб.

Начисление компенсационных выплат

Лица, которые официально трудоустроены, обязаны получать оплачиваемый отпуск. Для его оформления положена 11-месячная отработка, но на половину положенного отдыха сотрудник может претендовать через полгода работы. По стандартам отпуск предоставляется в количестве 28 суток, но некоторые предприятия предоставляют своим работникам дополнительные дни за вредные условия труда и прочие нагрузки. А вот что выгоднее — отпуск или компенсация при увольнении — решать работнику.

Подчиненному необязательно оформлять целый отпуск. Законодательство предусматривает частичное разделение отпускных дней. При этом каждая часть отпуска не должна быть меньше 14 суток. В случае увольнения работодатель должен выплачивать работнику компенсацию за неиспользованные дни отдыха. Оплата должна производиться не позднее последнего рабочего дня работника на предприятии.

Расчет компенсационной выплаты производится на основании среднего дневного заработка подчиненного.

Расчетный период исчисляется исходя из календарного года. Все полученные сотрудником заработанные денежные ресурсы должны делиться на 12. Полученная сумма делится на коэффициент 29,4, который означает среднее количество дней в календарном месяце.

При расчете размера компенсационной выплаты учитываются не все доходы работника. Не берутся такие виды полученной прибыли:

• выплаты по больничным листам;
• простойные периоды по вине руководства;
• командировочные начисления.

В оплату компенсации также не входят некоторые периоды. В расчет не берутся:

• отгулы, взятые за свой счет;
• прогулы без уважительных причин;
• уход в декретный отпуск.

После определения дневной заработной платы эта сумма умножается на число дней, которые работник не использовал для отдыха.

К примеру, если годовой доход работающего составил 340 000 руб., расчет ведется согласно формуле: 340 000 /12 (месяцев в году) / 29,4 (коэффициент). В сумме выходит 963 руб. Это означает средний дневной доход. Если у сотрудника осталось 12 календарных отпускных дня, то 963 умножается на 12, что в сумме составит 11556 руб.

Компенсация может производиться работодателем не только в случае увольнения работника. Это не всегда обоснованно, но существуют некоторые исключения:

1. Оплата может начисляться только за дополнительные отпускные дни. К примеру, если у работника имеется 28 дней основного отпуска и 6 дополнительных за вредные условия труда, то организация вправе оформить компенсацию только за 6 дней, а остальные дни сотруднику придется отгуливать.
2. Право компенсирования дополнительных дней теряют беременные женщины и несовершеннолетние граждане. В таком случае возмещение денежных средств возможно только в случае увольнения работника.

Расчетные начисляются таким же образом, как компенсационная выплата за неиспользованные дни отпуска. Прежде чем получить эти деньги, работнику необходимо написать заявление на увольнение. Средства зачисляются на счет сотрудника в период проведения предприятием выплат по заработной плате.

Алгоритм действий для оформления и получения компенсации за отпуск

Действующим законодательством определены правила действия для оформления, получения денежных выплат вместо неизрасходованных отгулов.

Для основного отпуска

Замена основного выходного периода денежными дотациями возможна при условии увольнения гражданина. Перечисления осуществляются на основании приказа работодателя об освобождении гражданина от занимаемой должности. Других документов, заявлений не требуется.

Алгоритм действий:

1. Подача гражданином заявления об увольнении или предоставлении сотруднику уведомления об освобождения от занимаемой должности минимум за 2 месяца.
2. Написание приказа об увольнении гражданина.
3. Передача приказа в бухгалтерию.
4. Определение суммы дотации.
5. Расчет увольняемого – выдача всей суммы, соответствующих документов.

Сумма предоставляется гражданину в последний рабочий день. Когда сотрудник был в отгуле, на больничном или отсутствовал на месте по другим уважительным причинам, то деньги выдаются не позднее следующего дня после запроса о предоставлении средств.

Для дополнительного

Чтобы взять деньги вместо дополнительных выходных, действуют следующим образом:

• написание заявления и предоставление его администрации;
• оформление приказа на основании заявления гражданина;
• передача документа в бухгалтерию;
• начисление суммы на основании приказа;
• выдача заявителю денег.

При дефиците фонда заработной платы в выдаче денег заявителю отказывают. В этом случае гражданин вправе отгулять дополнительные выходные.

Много или мало?

Работники бухгалтерии должны знать, как начисляется компенсация за неиспользованный отпуск. Более того, именно они ответственны за правильный расчет суммы. Законодательством оговорено несколько базовых правил вычислений. Чтобы узнать подробности, следует ознакомиться с актуальным текстом второй части статьи ТК, изданной под 126-м номером. Именно она оговаривает нюансы суммирования отпусков, положенных за каждый отработанный год. Если гражданин хочет перенести период отдыха из одного года в другой, если ранее по каким-то причинам отпуск не был отгулян и накопилось несколько сразу, можно заменить финансовыми выплатами только часть этого периода. От каждого отпуска необходимо отгулять 28 дней, и лишь если что-то остается сверх того, то такие дни можно компенсировать финансово. Можно запросить компенсацию лишь за часть превышающего стандартный период, то есть за весь период, что больше 28 стандартных дней за каждый год. Если, к примеру, гражданин желает отгулять отпуск за прошлый и текущий год, то 56 дней он должен получить в форме выходных, и лишь если по трудовому соглашению гарантировано что-то еще, можно заменить эти дни денежными преференциями.

Некоторым гражданам полагается пролонгированный отпуск. Так, учителя могут ежегодно отдыхать 42 дня. Такой срок гарантирован законодательством в той же степени, что и 28 суток для всех остальных. В такой ситуации, как говорят судебные инстанции, не должна практиковать оплата неиспользованного отпуска – работодатель обязан обеспечить сотруднику условия для свободного проведения времени вне работы.

Вместе с тем нужно помнить о положениях 126-й статьи сборника законов, посвященных трудоустройству. Нормативы, указанные в нем, указывают на допустимость замены периода сверх 28 суток деньгами. При этом есть разница в терминологии: некоторые документы рассматривают ежегодный, а другие – основной отпуск, подлежащий оплате. Если строго соблюдать термины, тогда нельзя заменить учителю дни сверх 28, даже если человек этого хочет. С другой стороны, государственные инстанции пока не выпустили дополнительной документации, которая бы раскрывала эти вопросы. На практике работодатель обычно соглашается с прошением трудоустроенного, если тот желает выйти из отпуска раньше и получить за неиспользованные дни деньги.

Компенсация отпуска денежными средствами

Получение денежных средств вместо положенного отдыха и продолжение работы во время отпускного периода не допускается по закону.

Однако законодательством России предусмотрены определенные ситуации, когда работник может получить возмещение в виде денежных средств за дни ежегодного отпуска.

Кто может получить денежную компенсацию

Получить компенсацию за отпуск сотрудник предприятия может в следующих случаях:

1. Статья 116 Трудового кодекса России предусматривает предоставление дополнительного отпускного периода в случае работы на вредном или опасном производстве, на работе, имеющей особый характер, в случае ненормированного рабочего дня, при работе в районах Крайнего Севера и равным ему местностей, а также в иных случаях, разрешенных действующим законодательством России. Также дополнительный отпускной период предоставляется сотрудникам определенных отраслей и должностей за имеющийся у них трудовой стаж. В каждом из этих случаев дополнительный период наравне с ежегодным отдыхом подлежит полной оплате со стороны работодателя. Соответственно, согласно статье 126 ТК РФ, часть законного отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежным возмещением по личному заявлению сотрудника. Однако данное правило не является обязательным для исполнения, и работодатель может отказать сотруднику в выплате денежных средств за дополнительный отпуск.
2. Статья 127 Трудового кодекса России регламентирует получение денежных средств за неиспользованный отпускной период в случае увольнения работника с предприятия. То есть если на момент увольнения у сотрудника имеются неиспользуемые оплачиваемые выходные дни, то он имеет законное право получить за них возмещение. При этом работодатель обязан отплатить все дни неиспользованного отпускного периода; в случае, если работнику не предоставлялся отпуск в течение двух лет, компенсация выплачивается за два года. При этом стоит помнить, что закон Российской Федерации запрещает не выходить в отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 Трудового кодекса).

Таким образом, получить денежный эквивалент за дни отпускного периода могут сотрудники, кому полагаются дополнительные дни к ежегодному отпуску, а также работники, которые увольняются с предприятия, но при этом имеют неиспользованные оплачиваемые выходные.

Кому не положена компенсация взамен отпуска

Воспользоваться правом получения денежных средств в виде возмещения за неиспользованный отпуск при увольнении может любой сотрудник предприятия.

Однако законодательство Российской Федерации запрещает использовать право получения компенсации за дополнительные оплачиваемые дни отпускного периода:

• женщинам, находящимся в положении;
• сотрудникам, не достигшим возраста восемнадцати лет;
• лицам, занятых на вредном или опасном производстве.

Данные категории трудящихся, согласно Трудовому кодексу России, должны использовать предоставляемые им оплачиваемые выходные по их прямому предназначению.

Количество дней отпускного периода для замены

Количество дней отпускного периода, за который можно получить соответствующий денежный эквивалент, напрямую зависит от сложившейся ситуации.

Так, в случае письменного заявления сотрудника о замене дополнительного отпускного периода количество дней, подлежащих компенсации, равно количеству дополнительных отпускных дней. Например, в случае работы на Крайнем Севере работник может получить денежную компенсацию за 24 дополнительных отпускных дня (статья 321 Трудового кодекса России). При работе в условиях ненормированного трудового дня, согласно статье 119 ТК РФ, сотрудник может получить денежный эквивалент минимум за три дополнительных дня (точное количество предоставляемого дополнительного отпускного периода определяется коллективным договором и прочими внутренними документами предприятия).

В случае получения возмещения при увольнении с предприятия количество дней отпуска, подлежащие замене, напрямую зависят от продолжительности отпускного периода, который не догулял сотрудник. Это может быть как все 28 дней, так и 14, если сотрудник уже отгулял первую половину отпуска (согласно статье 125 ТК РФ, минимальный размер разделенного отдыха должен составлять 14 дней).

Однако если сотрудник не уходил в отпуск на протяжении двух лет, то компенсации подлежит весь срок неиспользованного оплачиваемого выходного периода (56 календарных дней).