Понятие и проблемы электронного документооборота

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

• сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

• единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

• сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

• быстроту подписания документов;

• возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

• быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Функции бумажного документа

Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:

• документ несет в себе определенную содержательную информацию;
• документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
• документ обязан зафиксировать условия составления;
• документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
• документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.

Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.

Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.

Какие электронные подписи используются в ЭДО

Для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, то есть имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью. Именно электронная подпись гарантирует, неизменность документа после его отправки.

Существует три вида электронной подписи:

• простая подпись;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а только удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средств.

Простая подпись, как правило, применяется:

• при банковских операциях через онлайн-банк;
• для получения госуслуг;
• для заверения документов электронного внутрикорпоративного документооборота.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы. Но при этом она не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (в этом состоит одна из её особенностей).

Применяются неквалифицированные подписи, например, в банковской системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную подпись сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или организация может создать её собственными силами.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная подпись.

Самым защищенным видом электронной подписи является усиленная квалифицированная подпись. Электронный документ, подписанный этой подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручно.

Поэтому на практике наиболее распространенной является квалифицированная подпись.

Для создания и проверки электронной подписи используется ключ электронной подписи, а для проверки подлинности электронной подписи используется ключ проверки подписи.

Квалифицированную подпись получают только в аккредитованном удостоверяющем центре в виде специального документа, который называется сертификат ключа проверки электронной подписи. Документ выдают либо в электронной виде на USB-накопителе, либо на бумажном носителе.

Сертификат ключа проверки подтверждает принадлежность его конкретному лицу, которое подписывает документы.

Сертификат ключа имеет определенный срок действия. По завершении срока действия подписанный квалифицированной подписью документ остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовал.

Квалифицированная подпись нужна для того, чтобы организация (или ИП) могла:

• сдавать отчетность;
• участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах;
• работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов, в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании или ИП, регистрации онлайн-кассы и т.п.;
• получать государственные и муниципальные услуги;
• подписывать электронные счета-фактуры;
• обмениваться документами с работниками на удаленке.

В электронном документообороте можно использовать все три вида подписей

Выбор вида подписи зависит от характера документооборота, важности и степени юридической силы электронных документов, законодательно установленных требований к виду подписи при передаче документов, например, в контролирующие органы

Согласие работника на получение уведомлений от ФСС

На сайте ФСС приведен ответ на вопрос .

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника. 

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3). По результатам получения от работника заявления в электронной форме следует установить флаг, соответствующий состоянию документа. Предусмотрены состояния:

• Ожидает подписания;
• Подписано;
• Не планируется подписывать.

Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН

Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).

Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС

Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.

Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку. Программа отслеживает состояние заявления сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание. Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.

Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.

Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.

Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей

Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.).

Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии.

Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

5 преимуществ ЭДО

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Основные понятия

Описывая эту систему, необходимо уделить внимание базовым понятиям, которые ее характеризуют. Во-первых, это делопроизводство

Под ним понимают перечень мероприятий по организации документооборота на отдельно взятой фирме или предприятии, в целом, в государстве. Также термин используют, чтобы описать конторскую практику, подразумевающую формальный перечень правил для работы с бумагами.

Во-вторых, это непосредственно сам электронный документ. Его создают с помощью компьютерной обработки информации, хранят в файле соответствующего формата. Для подтверждения его подлинности традиционно используется электронная подпись.

В-третьих, необходимо разобраться с тем, что вообще такое документооборот. К этому понятию относят систему интерпретации, формирования, приема, передачи и архивации документов с последующим контролем над их выполнением, охраной от нелегитимного доступа.

Какие есть виды электронного документооборота

Электронный документооборот можно классифицировать по разным основаниям. Например:

1. По сфере правоотношений с участием субъекта ЭДО (предприятия):

• на внутрикорпоративный (затрагивающий, прежде всего, трудовые правоотношения между руководством и работниками);
• на межкорпоративный (отражающий правоотношения предприятия с другими хозяйствующими субъектами — заказчиками, поставщиками);
• на документооборот в рамках электронной отчетности предприятия и выполнения им иных обязательств по закону (отражающий правоотношения предприятия с государственными органами).

Можно отметить, что указанные виды электронного документооборота достаточно четко разграничиваются между собой, и это наблюдается, к примеру, на уровне нормативного регулирования тех сфер правоотношений, в рамках которых осуществляется информационный обмен. ЭДО по отчетным документам осуществляется в соответствии с одними правилами, а по тем документам, что задействуются в рамках межкорпоративных соглашений — в соответствии с совершенно другими.

При этом, указанные категории ЭДО  — привязанные к сфере правоотношений субъекта документооборота, можно классифицировать по различным дополнительным основаниям. Например, межкорпоративный электронный документооборот может быть подразделен на:

• осуществляемый при взаимодействии двух и более предприятий в рамках одного холдинга (или дочерними);
• осуществляемый между двумя и более независимыми российскими предприятиями;
• осуществляемый между российским предприятием и иностранной организацией (ее российским филиалом).

Документооборот отчетных документов на практике и вовсе представлен большим количеством разнотипных правоотношений. Налоговая отчетность подчиняется одним правилам и принципам (закрепленным в НК РФ и связанных с ним нормативных актах), статистическая — другим (как и другим законам).

Таким образом, несмотря на общность категории ЭДО — классифицированного исходя из сферы правоотношений предприятия, есть много подвидов ЭДО в рамках одной и той же категории, которые будут несхожи между собой. Однако — соответствующие категории, безусловно, следует принципиально разграничивать друг от друга.

1. По назначению используемых документов (типу объектов ЭДО).

Есть, таким образом, электронный документооборот:

• бухгалтерский (примеры объектов ЭДО — различные виды первичной документации, счета учета, справки, выписки);
• управленческий (объекты ЭДО — распорядительные документы, локальные нормативы, регламенты);
• кадровый (объекты ЭДО — личные дела работников, приказы об отпусках);
• складской (объекты ЭДО — накладные, акты);
• производственный (объекты ЭДО — наряды, отчеты, инструкции);
• архивный (объекты ЭДО — каталоги и иные классификаторы документов в рамках архивного делопроизводства).

В свою очередь, совершенно очевидно, что четкой границы между указанными категориями ЭДО, обособляемыми друг от друга по назначению документации, во многих случаях проведено быть не может. Многие складские документы имеют статус бухгалтерских (поскольку являются первичными). Между кадровыми и управленческими документами во многих случаях в принципе невозможно провести границу.

Указанные два критерия классификации ЭДО, безусловно, могут различным образом сочетаться между собой. Так, например, бухгалтерский документооборот может отражать как внутрикорпоративные правоотношения, так и быть частью правоотношений, связанных с обязательствами фирмы по предоставлению отчетности. Складской — осуществляться одновременно и в рамках внутренних правоотношений на предприятии, и как важнейшая часть правоотношений с контрагентами.

Так или иначе, при всей условности указанных категорий ЭДО каждая из них имеет ряд особенностей — которые предприятию полезно учесть при организации электронного документооборота. Ознакомимся с ними подробнее — условившись придерживаться классификации первого типа (при которой документация делится на внутреннюю, межкорпоративную и отчетную либо иную обязательственную), которая все же предполагает обособление различных категорий ЭДО по правовым признакам (и во многих случаях — по признакам типологии документов).

Как подключить систему ЭДО

Воспользоваться системой электронного документооборота могут любые ИП и юридические лица независимо от сферы деятельности и масштабов бизнеса. Подключить ее можно на любом этапе после регистрации. Желательно сделать это как можно раньше, чтобы сразу интегрировать систему в процессы и начать взаимодействие с контрагентами через нее.

Иногда выпустить КЭП можно в процессе подключения к системе — в этом случае она будет стоить дешевле, но использовать ее вне системы может быть нельзя.

После получения электронной подписи подключитесь к одному из доступных операторов. Для этого подайте заявку на сайте или в местном представительстве, выберите тариф и заключите договор. От тарифа зависят доступный функционал и ограничения — например, лимиты исходящих документов или поддерживаемые интеграции. Чаще всего он оплачивается за год, реже — за месяц или квартал, либо за пакет обрабатываемых документов.

При выборе оператора ЭДО обратите внимание на:

• Стоимость тарифов и включенный в них функционал
• Способы доступа к системе (клиент для компьютера, браузерная версия, мобильное приложение)
• Порядок и условия хранения документов (у пользователя или на серверах оператора)
• Поддерживаемые интеграции с другими сервисами (1С, интернет-банки, системы учета и другие)
• Меры безопасности, которые обеспечивает оператор
• Поддержку обмена документами с клиентами других операторов
• Доступность и качество работы службы поддержки

Преимущества электронного документооборота

Ускорить бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. 

Обмениваться электронными счетами-фактурами 

Некоторыми документами можно обмениваться по электронной почте. Однако, согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором. 

Обеспечить юридическую значимость документов

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

Сделать документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

Сократить затраты

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке. 

Сделать документооборот безопасным

Контрагенты могут отправлять друг другу документы по имейл, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование. 

Освободить время сотрудников для более серьезных задач

В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, согласование и отправку документов. Так они могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться. 

Хранить документы в электронном архиве 

По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, занимающих меньше места. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах: выделять под них отдельное помещение не придется, а получить доступ можно из любой точки мира. В Диадоке срок хранения файлов не ограничен: пользователь сможет обратиться к ним, когда захочет.

Снизить количество ошибок в документах

Перед тем, как пользователь подпишет документ, Диадок проверит:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС. 

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту. 

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о внедрении электронного документооборота. Это решение оформляется приказом для компании. Некоторые компании разрабатывают специальные местные акты, которые регулируют рабочий процесс и утверждение документов внутри компании, такие функции включают согласование документов между отделами, контроль, подписание руководством и сохранение архивных документов.

На втором этапе нужно выбрать, какую подпись компания будет использовать при обработке документов.

Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или других средств подтверждает факт создания электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая:

1. полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет идентифицировать человека, подписавшего электронный документ;
3. позволяет выявить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. осуществляется средствами электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая соответствует всем характеристикам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным характеристикам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, подтверждающие соответствие требованиям (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако , во многих случаях документы требуются из соображений безопасности, это усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра, чтобы выбрать компанию, специализирующуюся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы с той или иной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительного функционала, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания сертификационного центра в случае технических сбоев и оформить документы проблемы управления

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятый шаг – заключение договора с удостоверяющим центром. В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. 63-ФЗ (изменено 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или государственный орган или орган местного самоуправления, выполняющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки подлинности электронные подписи, а также другие функции.

Шестой этап – внедрение электронного документооборота в компании, организация специфического обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронном формате по взаимному соглашению сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для получения и обработки таких счетов-фактур в утвержденном формате.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.

Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.   

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.