Унифицированная форма № ао-1

Заблуждение № 1. Товарный чек — обязательный документ

Совершая покупку за наличку, подотчетное лицо обычно получает кассовый чек. С недавнего времени большинство продавцов при наличных расчетах обязаны выдавать чеки онлайн-кассы.

Не стоит забывать, что несколько категорий налогоплательщиков освобождены от использования онлайн-касс и по-прежнему выдают бланки строгой отчетности (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1  Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кассовый чек относится к документам, подтверждающим оплату. Но современные чеки вполне могут заменить товарные чеки или накладную.

В настоящее время все кассовые чеки должны содержать ряд обязательных реквизитов, среди которых наименование товара ( Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в кассовом чеке прописан вид и количество товара, товарный чек не нужен. Ведь в таком случае товарный чек по сути дублирует содержание кассового.

Если же продавец работает без кассового аппарата, он должен выдать бланк строгой отчетности или товарный чек.

Обратите внимание, чтобы в товарном чеке была расшифровка наименований товаров. Недостаточно написать «канцтовары», следует перечислить их виды

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку. Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу

Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ готов, его отдают руководителю на контроль.

Рассмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

На лицевой стороне формы №АО-1 работнику необходимо внести следующие данные.

Шаг 1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

Шаг 2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

Шаг 3. В графу «Отчет в сумме» внести сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000 — в этой графе он указывает 10 000 (прописью).

Шаг 4. Указать наименование и код структурного подразделения.

Шаг 5. Указать Ф. И. О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

Шаг 6. Вписать сумму аванса.

Шаг 7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указать размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо переводом на банковскую карту). При необходимости указать размер выданных в валюте денег.

Шаг 8. Указать итоговую сумму полученных денежных средств.

Шаг 9. Вписать сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

Шаг 10. Указать размер остатка.

Обратите внимание на информацию, которая должна быть указана работником на оборотной стороне документа авансового отчета. Подотчетное лицо в графах 1–6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т

д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления.

Представленный образец демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

• 1 — порядковый номер, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов для всех приложенных документов заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов

Обратите внимание, как заполнить авансовый отчет по билетам в этих графах: надо брать сведения из посадочного талона или квитанции, включая информацию о наименовании рейса, стоимости, дате покупке, номере документа

После того как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем передает документ в бухгалтерию.

Что заполняет бухгалтер

После получения бланка бухгалтер проверяет правильность его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка — заполняет его отрывную часть, подписывает и передает работнику.

На оборотной стороне бухгалтер вносит информацию в графы 7 и 8. В них указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход суммы аванса.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки заполненной формы главбух подписывает документ и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях, например когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Образец заполнения авансового отчета 2021 года

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Ошибка № 6: расходы подотчетника оплачены не его банковской картой

Как ни странно, но такая ситуация на практике тоже имеет место. Предположим, сотрудник решил совместить поход за личными и «корпоративными» покупками в компании родственника и случайно расплатился и за те, и за другие его картой.

Казалось бы, все в порядке: правильно оформленные документы на приобретение и покупку имеются, они в полном комплекте. Однако в чеке ККТ указаны данные не вашего сотрудника, а совсем другого лица.

Принимать такой авансовый отчет рискованно, поскольку контролеры, заметив, что оплата была произведена лицом, не имеющим отношения к вашей фирме, сочтут такие расходы неправомерными.

Исправляем ситуацию

Если и вы столкнулись с подобной проблемой, необходимо получить от подотчетника объяснительную записку, в которой следует указать, что лицо, чьей картой была произведена оплата, делало покупку по поручению вашего сотрудника:

Кроме того, нужно получить расписку от этого лица о том, что деньги ему подотчетник вернул и претензий к нему не имеется:

Таким способом вы получите полное подтверждение того, что расходы произведены именно вашим сотрудником. Аналогичные рекомендации дают и сами чиновники (письмо Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46, письмо ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

• после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

• или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример.  Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У ЦБ внес ряд изменений в порядок ведения кассовых операций. Так, например, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что это такое?

Авансовый бухгалтерский отчет — документ, заполнение которого требуется для подтверждения бюджетных средств, которые были израсходованы работником во время командировки или другого служебного задания.

Бухгалтерия компании обязана выпустить приказ, который включает в себя перечень сотрудников, имеющих право на получение денег на хозяйственные потребности под отчет.

Виды отчетности

Отчет необходимо составить и оформить, согласно установленного на предприятии образца, и подать в бухгалтерию. Он обязан подкрепляться первичными документами, которые отображают, что средства были потрачены по целевому назначению. Выдача наличных денег под отчет выполняется посредством кассы предприятия согласно расходного кассового ордера, содержащего назначение предоставляемых денежных средств.

Срок, на который выдаются деньги, должен быть утвержден в указанном приказе. Поданный лицом отчет, проверяется ответственными сотрудниками бухгалтерии компании или учреждения, а после утверждается доверенным лицом или руководителем лично. Документ является основанием для списания выданного аванса. Неиспользуемые денежные средства, которые сохранились в виде остатка, следует вернуть обратно в кассу.

Если остаток от предоставленных денег не был своевременно возвращен, аналогичная сумма удерживается с заработной платы.

Независимо от назначения, работник, получивший денежные средства, обязан указать и оформить в документе:

• денежную сумму, которая была получена под отчет;
• перерасход или остаток средств;
• фактически выполненные расходы.

Отчет не принимается без подтверждающих документов, в которых указаны траты (чеки, квитанции).

Авансовый отчет может иметь бланк или образец, который установлен и утвержден внутри компании. Однако, такое новшество появилось только с 2013 года. До этого времени, требовалось обязательно соблюдать форму АО-1, которая регламентировалась постановлением Государственного комитета статистики, номер 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1», выпущенное 1 августа 2001 года.

Изменения в правилах

С 2013 года действует статья девятая Федерального закона РФ № 402, которая выпущена 6 декабря 2011 года. Она называется «О бухгалтерском учете» и подтверждает возможность создания внутренней формы отчета для каждой организации.

В реальности большинство предприятий продолжает применять проверенную унифицированную форму АО-1.

Банк России выпустил указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11 марта 2014 под номером 3210-У. В нем говорится о порядке оформления и подачи утвержденного отчета.

Некоторые специфические указания отображены в положении про особенности отправления сотрудников в командировки по служебным целям, оно регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации № 479 от 13 октября 2008 года.

Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).

В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения	1 208 хх 567	1 201 34 610* 1 201 35 610
Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника	1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 201 21 610*
Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом	1 210 03 561** 1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 210 03 661*
Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету	1 401 20 ххх 1 109 хх ххх 1 105 хх 3хх 1 106 хх 3хх 1 304 03 83х	1 208 хх 667
Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм:
– в кассу учреждения	1 201 34 510**	1 208 хх 667
– на лицевой счет с использованием карты учреждения	1 201 23 510** 1 304 05 ххх	1 208 хх 667 1 201 23 610*
Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету:
– из кассы учреждения	1 208 хх 567	1 201 34 610*
– на зарплатную карту работника	1 208 хх 567	1 304 05 ххх 1 201 21 610*

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.

В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения:
– суточные	1 208 12 567	1 201 34 610*	5 000
– деньги на оплату гостиницы	1 208 26 567	1 201 34 610*	20 000
Перечислена перевозчику плата за проезд	1 302 22 834	1 304 05 222	30 000
Приняты к учету проездные билеты	1 201 35 510	1 302 22 734	30 000
Выданы под отчет проездные билеты работникам	1 208 22 567	1 201 35 610	30 000
Приняты к учету расходы:
– на выплату суточных	1 401 20 212	1 208 12 667	5 000
– на проживание в гостинице	1 401 20 226	1 208 26 667	20 000
– на проезд	1 401 20 222	1 208 22 667	30 000

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника	1 208 31 567	1 304 05 310	20 000
Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь	1 106 31 310	1 208 31 667	20 000
Принят к учету спортивный инвентарь	1 101 36 310	1 106 31 310	20 000

На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.

При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.

Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров	1 210 03 561*	1 304 05 346	5 000
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат	1 208 34 567	1 210 03 661**	5 000
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета	1 105 36 346	1 208 34 667	4 950
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы	1 201 23 510*	1 208 34 667	50
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту	1 304 05 346	1 201 23 610**	50

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?

Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. Добавляют же чаще всего информацию о курсе валют и перечислениях на «пластик». В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.

В бухгалтерии представленный работником авансовый отчет проверяют следующим образом:

• сопоставляются документы, приложенные к отчету, с подотчетным заявлением, с целью убедиться, что деньги израсходованы по назначению;
• проводится счетная проверка документов, а также проверка правильности их заполнения.

3. Оправдательные документы

Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:

1. если в розничный магазин для покупки ТМЦ, то оправдательными документами будут служить кассовый и товарный чеки (когда продавец на патенте или ЕНВД, кассовый чек может отсутствовать (Письмо Минфина от 19.01.10 г. №03-03-06/4/2));
2. документальным результатом похода в оптовую компанию должны быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), накладная, счет-фактура (чтобы документы были выписаны на организацию, нужно заранее снабдить работника доверенностью);
3. если речь идет о работах и услугах, подтверждающими документами считаются кассовый чек или БСО (бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом), квитанция к ПКО, акт приемки или заказ-наряд, счет-фактура;
4. командированный сотрудник обязан подтвердить проезд авиа или ж/д билетами (при покупке через Интернет подойдут распечатки авиабилетов или контрольных купонов из автоматизированных систем управления перевозками (Письмо ФНС от 12.10.12 г. №АС-4-2/17308)). Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты (наименование, содержание и т.д.)

При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица. Вариантов дальнейшего развития событий три:

• сотрудник доносит документы, руководитель утверждает авансовый отчет, производится окончательный расчет с сотрудником;
• отчет утверждается как есть;
• отчет не утверждается или утверждается частично.

В последней ситуации недостающая сумма подлежит удержанию из зарплаты сотрудника с учетом ограничений, накладываемых статьей 138 ТК (не более 20% в месяц). Согласно ст. 137 ТК приказ на удержание должен быть издан не позднее 1 месяца, который отсчитывается со дня окончания срока возврата подотчета.

4. Типичные нарушения и ответственность

Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Рассуждают фискалы так: нет заявления — нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы. Если будет превышение — это еще один штраф по той же самой статье КоАП.

Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица.

Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. В Положении №373-П содержится прямой запрет на совершение таких действий. Штраф — 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Вдобавок ФНС России недавно распространило по инспекциям письмо о включении подотчетных сумм в налоговую базу по НДФЛ при отсутствии доказательств их расходования (Письмо ФНС от 24.12.13 г. № СА-4-7/23263 (ч.8)).

Не внушающая доверия первичка – распространенная «головная боль» главбуха. Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Инспектора, пользуясь возможностями Интернета пробивают поставщиков («Проверь себя и контрагента» сайт nalog.ru), выявляют поддельные кассовые чеки (сайт kpkcheck.ru). Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию.

Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя. Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.